Huishoudelijk reglement van de Protestants Christelijke Groepering zetelend in de gemeente Buren
Leden en ereleden
Artikel 1
Het verzoek tot het verkrijgen van het lidmaatschap van de vereniging kan via de website www.pcgburen.nl of via een aanmeldingsformulier welke bij de secretaris kan worden aangevraagd ingediend worden. Op zowel de website als op het aanmeldingsformulier wordt verwezen naar de statuten en het huishoudelijk reglement welke op de website zijn gepubliceerd. Deze zijn ook als hardcopy op te vragen bij de secretaris.
Artikel 2
Het verzoek toegelaten te worden als lid van de vereniging zoals bedoeld in artikel 6 van de statuten is een feit wanneer de secretaris het volledig ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier ontvangen heeft. Deze legt de aanmelding voor aan het bestuur.
Artikel 3
Van de beslissing over toelating door het bestuur ontvangt de betrokkene zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie maanden na indiening van de in artikel 2 bedoelde bescheiden, bericht. Eerst na ontvangst van een bericht van toelating gaat het lidmaatschap in.
Artikel 4
Elk lid is de jaarlijkse bijdrage voor het eerst verschuldigd in het eerst volle kalenderjaar over het gehele jaar waarin hij als lid is ingeschreven. Bij beëindiging van het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar blijft de bijdrage voor het geheel verschuldigd, behoudens opheffing door het bestuur en het overlijden van het lid.
Artikel 5
Elk lid is verplicht wijzingen van bij de aanmelding verstrekte gegevens zo spoedig mogelijk mee te delen aan het bestuur.
Artikel 6
Ereleden zijn zij die als zodanig op voordracht van het bestuur zijn benoemd. Een erelid is vrijgesteld van contributiebetaling. Voor het overige de rechten en plichten van een erelid gelijk aan die van een gewoon lid.
Het bestuur
Artikel 7
De bestuursleden worden gekozen voor een periode van 4 jaar. Bij tussentijds aftreden van een lid van het bestuur, treedt de opvolger in diens plaats conform het rooster van aftreden. Het vertrekkende bestuurslid blijft aan totdat in diens opvolging is voorzien.
Artikel 8
Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter, of tenminste drie leden van het bestuur dit wenselijk acht(en).
Artikel 9
Het bestuur is tot het nemen van besluiten slechts bevoegd, indien ter bestuursvergadering tenminste de absolute meerderheid van het aantal in functie zijnde bestuursleden aanwezig is. Bij het niet aanwezig zijn van het quorum, wordt opnieuw een vergadering belegd waarin besluiten kunnen worden genomen. Deze vergadering wordt gehouden tenminste twee maal 24 uur na de eerste vergadering.
Artikel 10
Het bestuur is bevoegd ter ondersteuning van zijn werkzaamheden, commissies en adviseurs te benoemen en te ontslaan. De betreffende taken, werkwijze en verantwoordelijkheden worden door het bestuur voor elke commissie of adviseur afzonderlijk vastgesteld in een taakomschrijving. Iedere commissie is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
Artikel 11
Het bestuur is bevoegd bepaalde werkzaamheden of bevoegdheden te delegeren aan het dagelijks bestuur, dat op de eerstvolgende bestuursvergadering rapport uitbrengt van de door haar verrichte werkzaamheden.
Artikel 12
Een bestuur/ bestuurslid kan door tenminste vijf leden kandidaat worden gesteld.
Artikel 13
De voorzitter is belast met de leiding van bestuursvergaderingen en van algemene ledenvergaderingen.
Artikel 14
De secretaris is verantwoordelijk voor:
- het convoceren van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;
- het notuleren van alle vergaderingen van het bestuur, dagelijks bestuur en de algemene ledenvergadering;
- het ter vergadering aanwezig zijn van een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging;
- het voeren van correspondentie en zorg voor het archief;
- het bijhouden van de naamlijst van de leden en ereleden;
- het opmaken van een jaarverslag;
- het opstellen en het bijhouden van een rooster van aftreden van het bestuur.
Artikel 15
De penningmeester is verantwoordelijk voor:
- het beheren van de financiën en de administratie daarvan;
- het opmaken van een financieel verslag.
Artikel 16
Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het is verantwoordelijk voor:
- het toezicht op de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement;
- de verzorging van de overige dagelijkse gang van zaken;
- het initiëren van de bestuursvergadering.
Algemene ledenvergadering
Artikel 17
Bij de convocatie voor de algemene ledenvergadering wordt een agenda gevoegd, waarop zoveel mogelijk de onderwerpen vermeld staan, die in de vergadering behandeld zullen worden. De vergaderingen zijn in principe niet openbaar, tenzij anders door het bestuur wordt beslist.
Wijziging van het huishoudelijk reglement
Artikel 18
Voorstellen van de leden tot het wijzigen van het huishoudelijk reglement worden op de eerstvolgende ledenvergadering aan de orde gesteld, mits deze voorstellen tenminste vijf dagen voor deze algemene ledenvergadering schriftelijk zijn ingediend, door tenminste vijf leden.
Kandidaatstelling voor de gemeenteraad
Artikel 19
Teneinde een eensgezind optreden bij de kandidaatstelling voor de gemeenteraad en de oplossing van geschillen terzake te waarborgen, berust de leiding van de kandidaatstelling en alles wat daarmee samenhangt uitsluitend bij het bestuur van de kiesvereniging.
Artikel 20
Tot kandidaat voor de gemeenteraad kan iedere inwoner der gemeente worden gesteld, die voldoet aan de eisen der wet, bereid is lid te zijn van de kiesvereniging, bereid is schriftelijk te verklaren dat hij zich bij zijn politieke handelen zal laten leiden door de doelstellingen van de PCG, zoals deze bij hem bekend zijn en neergelegd in de statuten van de kiesvereniging. Is hij benoemd tot lid van de gemeenteraad, schriftelijk verklaart bereid te zijn in fractieverband samen te werken alsmede het als deel van zijn taak te beschouwen regelmatig voorlichting te geven aan de kiesvereniging.
Artikel 21
Het bestuur stelt een voordracht (groslijst) samen ten behoeve van de gemeenteraadsverkiezingen. Bij het samenstellen van deze groslijst behoort onder meer rekening te worden gehouden met de bij het bestuur ingekomen aanbevelingen van de leden. Deze aanbevelingen moeten drie maanden voor de officiële indiening van de kandidatenlijst schriftelijk bij het bestuur zijn binnengekomen. Aanbevelingen welke daarna binnenkomen worden niet meer in aanmerking genomen.
Artikel 22
Het tijdstip waarop de in het vorige artikel bedoelde groslijst door het bestuur wordt samen gesteld, ligt tenminste twee maanden voor de officiële indiening van de kandidatenlijst. Wanneer deze groslijst (die ten hoogste zes namen meer mag bevatten dan op de officiële kandidatenlijst zullen voorkomen) niet alfabetisch maar in de door het bestuur wenselijk geachte volgorde wordt opgesteld, dient zij, voordat de voordracht ter kennis van de ledenvergadering wordt gebracht, ter kennis te worden gebracht aan de kandidaten welke worden voorgedragen.
Artikel 23
De personen van wie de naam op de groslijst is geplaatst, moeten, voordat de stemmingen bedoeld in de artikelen 25 en 26 plaatsvinden, schriftelijk hebben verklaard dat zij hun kandidatuur aanvaarden en instemmen met de volgorde van de kandidatenlijst, zoals deze zal worden ingediend.
Artikel 24
Tenminste zes weken voordat de officiële indiening van de kandidatenlijst plaatsvindt, komt het bestuur van de kiesvereniging bijeen om de groslijst definitief vast te stellen. Tevens wordt alsdan de volgorde op de groslijst bepaald.
Artikel 25
Bij het door stemming vaststellen van de definitieve kandidatenlijst op de ledenvergadering, wordt eerst gestemd over de vraag of de vergadering de door het bestuur voorgestelde lijst in zijn geheel in stemming gebracht wenst te zien of dat zij volgens een puntenstelsel de definitieve lijst wil bepalen. Deze stemming geschiedt schriftelijk. Indien tenminste twee/derde van de leden die een stem hebben uitgebracht, het geheel in stemming wenst te brengen, wordt dit gedaan. Is meer dan een/derde van de aanwezige leden voor het vaststellen van de definitieve lijst via een puntenstelsel, dan gebeurt dit laatste.
Artikel 26
Wordt de lijst in zijn geheel in stemming gebracht dan wordt bij absolute meerderheid van stemmen beslist over het al of niet goedkeuren van de lijst. Deze stemming geschiedt eveneens schriftelijk. Wordt de aldus in stemming gebrachte lijst goedgekeurd, dan is zij definitief geworden in de door het bestuur voorgestelde samenstelling. Wordt de aldus in stemming gebrachte lijst verworpen dan wordt de definitieve lijst alsnog bepaald via een stemming volgens het puntenstelsel.
Artikel 27
Bij de toepassing van het puntensysteem wordt door ieder van de leden een kandidatenlijst opgesteld in de door hem gewenste volgorde. Nummer één op deze lijsten krijgt evenveel punten als er plaatsen op de lijst zijn; de volgende kandidaten krijgen punten toegekend volgens een met één afdalende reeks. Vervolgens worden de punten per kandidaat gesommeerd en de volgorde op de lijst bepaald, zodanig dat de kandidaten met het hoogste puntenaantal bovenaan de lijst geplaatst worden.
Artikel 28
De rangorde op de kandidatenlijst welke krachtens de voorgaande artikelen tot stand gekomen is, draagt een beslissend karakter. Het bestuur heeft evenwel, slechts onder drang van zeer bijzondere omstandigheden, bevoegdheid aan de ledenvergadering voorstellen tot wijziging van de kandidatenlijst in te dienen. Deze voorstellen worden voorzien van een gemotiveerd advies, terwijl de betrokken personen daaromtrent van tevoren zijn gehoord en zo mogelijk hun toestemming is verkregen.
Artikel 29
Indien door bedanken of uit anderen hoofde de kandidatenlijst onvolledig wordt, zodat zij minder namen bevat dan op de officiële lijst worden geplaatst en de tijd ontbreekt om de bepalingen in acht te nemen zoals in de voorgaande artikelen is beschreven, is het bestuur bevoegd voor aanvulling te zorgen, met dien verstande, dat alleen personen die al op de groslijst voorkomen, kandidaat kunnen worden gesteld.
Artikel 30
In alle gevallen waarin de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
Privacy
Artikel 31
De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens conform de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De ‘functionaris gegevensbescherming van persoonsgegevens’, in het geval van de PCG de secretaris, verwerkt de persoonsgegevens welke het lid zelf aan de vereniging heeft verstrekt. De vereniging verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens maar gebruikt de persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen:
- Afhandelen van de contributiebetaling.
- Verzenden van de nieuwsbrief.
- Een lid te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om activiteiten uit te kunnen voeren.
- Een lid te informeren over wijzigingen van de activiteiten.
Artikel 32
Tijdens de verenigingsactiviteiten kunnen er foto’s of video’s gemaakt worden voor promotie doeleinden op de website, nieuwsbrief, social media e.d., het is dus mogelijk dat er personen hierdoor herkenbaar in beeld komen. Met aangaan van het lidmaatschap, sponsoring of het doen van vrijwilligerswerk voor de vereniging, is men hiermee automatisch akkoord gegaan.
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 18 oktober 2021.